Зображення 1 з 9
Коли справа доходить до вилучення повсякденних документів, рідко потрібно виходити за межі вкладки "Головна" в Word. Але в інтерфейсі є безліч додаткових інструментів, які чекають на відкриття. Ці функції насправді не є «секретними», але багато користувачів ніколи їх не знаходять – і вони можуть заощадити вам значний час і зусилля.
Нижче ми окреслимо наші 20 найпопулярніших функцій Word, які легко не помітити. Багато з них були в Word протягом десяти років або більше, і їх можна знайти в меню Word XP і Word 2003, але ми зосередимося на стрічковому інтерфейсі з Word 2007 і вище, який, зрештою, був винайдений, щоб допомогти користувачі знаходять більш езотеричні функції програмного забезпечення.
1. Виберіть Схоже форматування
В ідеальному світі кожен елемент у вашому документі мав би свій стиль. Але якщо ви покладалися на локальне форматування, все одно легко внести глобальні зміни. У розділі «Редагування» у крайньому правому куті вкладки «Головна» є зручна опція «Виділити весь текст з подібним форматуванням». Це дає змогу легко виділяти всі спеціальні заголовки, підписи тощо й налаштовувати їх вигляд одним махом – або застосовувати стиль для полегшення керування в майбутньому.
2. Панель буфера обміну
Панель буфера обміну пропонує зручний спосіб зберегти більше одного елемента в буфері обміну одночасно. Натисніть крихітну спливаючу піктограму в розділі буфера обміну на вкладці «Головна», щоб відкрити її. Запам’ятовуються до 24 останніх операцій вирізання та копіювання, і ви можете клацнути будь-яку з них, щоб вставити її в точку вставки. Розкривне меню «Параметри» внизу дає змогу контролювати, коли з’явиться панель буфера обміну; один з варіантів — зробити так, щоб він відображався, коли ви двічі натискаєте Ctrl+C.
3. Перекладіть
Огляд Word | Функція перекладу надсилає текст вашого документа на веб-сторінку Microsoft Translator і відображає переклад у вікні браузера. У Word 2010 і 2013 також можна активувати Огляд | Перекласти | Міні-перекладач, який представляє спливаючу підказку, коли ви наводите курсор на виділений уривок тексту; наведіть на нього вказівник, щоб побачити спливаюче вікно перекладу вибраною мовою. Є десятки мов на вибір: перегляньте їх, вибравши Вибрати мову перекладу зі спадного меню Переклад.
4. Кернінг
Професійне програмне забезпечення для настільних публікацій підтримує кернінг – вибіркове налаштування інтервалу між символами, щоб зробити текст більш естетичним. Word не робить цього за замовчуванням, але його можна ввімкнути, натиснувши піктограму спливаючого вікна в розділі «Шрифт» на вкладці «Головна» та поставивши прапорець «Кернінг для шрифтів»; введіть мінімальний розмір точки в полі праворуч. Однак, якщо ви використовуєте кернінг для дрібних шрифтів, літери можуть збігатися разом, що погіршує читабельність.
Для полегшення доступу використовуйте комбінацію клавіш CTRL+D або CMD+D на Mac. Цей ярлик переведе вас безпосередньо на екран шрифтів, незалежно від того, яку версію ви використовуєте. Тим, хто використовує Word 2007 або старішу версію, потрібно буде перевірити параметр «Інтервал між символами». Якщо ви використовуєте новішу версію, виберіть вкладку «Додатково» у верхній частині спливаючого вікна, як показано вище.
5. Вставити діаграму
Якщо ви хочете включити діаграму Excel у свій документ, вам не потрібно виходити з Word. Вибір Вставити | Діаграма в Word відкриє мініатюрне представлення Excel, в якому ви можете редагувати або імпортувати свої дані. Просто закрийте вікно Excel, коли ви закінчите – воно буде представлено у вигляді діаграми в Word. У верхній частині вікна Word вкладки «Інструменти для діаграм» дають вам повний контроль над дизайном і зовнішнім виглядом діаграми, тому немає необхідності запускати Excel вручну.
6. SmartArt
SmartArt допомагає вам проілюструвати процеси та взаємозв’язки за допомогою майже 200 попередньо розроблених макетів для пірамідних організацій, циклів, ієрархій, матриць тощо. Щоб використовувати його в Word, просто натисніть Вставити | SmartArt і виберіть шаблон. Потім введіть свої мітки на плаваючу панель, що з’явиться, і перетягніть маркери, щоб змінити розмір SmartArt. Якщо ви хочете, щоб він плавав над вашим документом, ви можете легко досягти цього, створивши текстове поле (через Insert | Text Box) і помістивши в нього свій SmartArt.
7. Вставте знімок екрана
Якщо ви пишете підручник – або просто бажаєте простого способу включити в документ зображення з іншої програми – ви можете захопити область робочого столу Windows, вибравши команду Вставити | скріншот; спадне меню дозволяє безпосередньо імпортувати будь-яке відкрите вікно як зображення. Крім того, ви можете вибрати параметр Обрізання екрана, щоб перетягнути прямокутник за допомогою миші та захопити налаштовану область екрана.
8. Вставте швидкі частини
Підприємствам часто потрібно створювати листи та документи, які містять стандартні елементи або абзаци, наприклад адресу. Функція автотексту Word може допомогти. Виберіть уривок тексту, а потім виберіть Вставити | Швидкі запчастини | Автотекст | Зберегти виділення в галереї автотексту. Тепер ви можете повторно вставити цей текст у будь-який документ, вибравши його з поля Вставити | Швидкі запчастини | Автотекстове меню. Ви також можете налаштувати швидкі частини для таких елементів, як назва компанії та адреса електронної пошти, а в Організаторі будівельних блоків ви також можете налаштувати шаблони та об’єкти швидкого доступу.
Майте на увазі, що ця опція недоступна для користувачів Mac на момент написання статті.
9. Перенесення переносів
Якщо дозволити непарному слову перекинутися через два рядки, це може покращити зовнішній вигляд вашого документа. Це може убезпечити ваше праве поле від надто рваного або, у повністю вирівняному тексті, може запобігти появі великих «острівців» пробілів між кожним словом. Word може автоматично переносити слова за потребою, але ця функція вимкнена за замовчуванням: щоб увімкнути її, перейдіть на вкладку Розмітка сторінки та виберіть Розстановка переносів | Автоматичний.
10. Номери рядків
Якщо ви маєте на увазі кодекс, юридичні документи чи навіть поезію, ви можете пронумерувати свої рядки для зручності. Інструмент нумерованого списку Word застосовує параметри відступів, які можуть бути не такими, як ви хочете: виберіть Розмітку сторінки | Натомість «Номери рядків» і Word застосують акуратну нумерацію на полях документа. За замовчуванням нумерація рядків застосовується до всього документа, але ви можете зробити так, щоб він пропускав виділений текст, вибравши пункт Номери рядків | «Придушити для поточного абзацу».
11. Цифрові підписи
Не завжди очевидно, чи є цифровий документ справжнім оригіналом. Щоб підписати документ особистим ключем шифрування, перейдіть на вкладку «Файл» (або кулю в Word 2007), виберіть «Захистити документ» і виберіть «Додати цифровий підпис»; вам буде запропоновано зберегти документ перед додаванням вашого підпису. Підпис буде автоматично визнано недійсним, якщо документ буде змінений, тому його наявність є гарантією автентичності. Якщо ви хочете запросити когось іншого підписати документ, перейдіть на вкладку «Вставка» і в розділі «Текст» виберіть «Рядок підпису».
12. Водяний знак
Коли ви розповсюджуєте чернетку документа або ділитеся чимось приватним із колегою по роботі, корисно мати водяний знак на сторінці, щоб ви могли з першого погляду побачити, який це тип документа. У спадному меню «Водяний знак» на вкладці «Макет сторінки» можна в два кліки додати великий сірий водяний знак із написом «ЧЕРНЕТ», «КОНФІДЕНЦІЙНО» або «ТЕРМІНОВО». Виберіть «Власний водяний знак», щоб розмістити власний текст або зображення.
Користувачам Mac потрібно буде використовувати вкладку «Вставка» у верхній частині екрана свого комп’ютера, щоб отримати доступ до параметра водяного знака.
13. Цитати
Для академічних робіт Word також може допомогти вам керувати своїми цитатами. На вкладці Посилання ви знайдете кнопку Керувати джерелами; тут ви можете ввести деталі кожної роботи, на яку посилаєтеся, а потім вставити посилання на них, натиснувши спадне меню «Вставити цитату». Ви можете вибрати формат цитування з 14 визнаних стилів, включаючи стандарти APA і MLA, і в кінці можна створити бібліографію одним клацанням миші.
14. Макроси
Інтерфейс сценаріїв Office, м’яко кажучи, є складним, але якщо ви хочете автоматизувати просте, повторюване завдання, не потрібно вводити рядок коду. На вкладці «Вид» клацніть спадне меню «Макроси» та виберіть «Записати макрос». У діалоговому вікні, що відкриється, виберіть кнопку або комбінацію клавіш (не забудьте натиснути Призначити, щоб підтвердити свій вибір); потім виконайте завдання, яке хочете автоматизувати. Коли ви закінчите, поверніться до спадного меню та виберіть Зупинити запис. Тепер натискання обраної кнопки або комбінації клавіш у будь-який момент призведе до повторення записаних операцій.
15. Контурний вигляд
Якщо ви використовуєте Word для великого проекту, такого як дипломна робота чи роман, може бути корисно розділити документ на розділи та підрозділи. Перейти до Перегляд | Outline, щоб отримати доступ до ієрархічного відображення, що дозволяє розмітити заголовки та згорнути основний текст під ними; це дає вам чіткий огляд вашого документа, який можна легко реорганізувати, переміщаючи розділи. Ви також можете зібрати кілька документів в один головний проект: клацніть «Показати документ» у розділі «Основний документ» на вкладці «Опис», щоб імпортувати або створити піддокументи.
16. Колір сторінки
Якщо ви хочете, щоб ваш документ виділявся, ви можете використовувати макет сторінки | Розкривне меню «Колір сторінки», щоб застосувати відмивання фону; виберіть Ефекти заливки, і ви зможете додавати візерунки та текстури. Заливки та візерунки автоматично застосовуються до всіх сторінок вашого документа. Крім того, хоча ви можете побачити їх на екрані, вони не надруковані, тому вони не будуть заважати читабельності ваших копій.
Деякі користувачі можуть знайти вибір кольорів сторінки на вкладці «Дизайн» залежно від версії Microsoft Word та системи, яку ви використовуєте.
17. Вставити покажчик
Третьою корисною функцією для триваліших робіт є можливість автоматичного створення індексу. Щоб скористатися цією функцією, ви повинні спочатку позначити посилання в тексті, вибравши відповідне слово або фразу, а потім клацнувши Посилання | Вставити індекс. Коли ви позначите всі свої заголовки, натисніть Вставити індекс, щоб створити покажчик. Це міститиме посилання на екземпляри, які ви позначили, і посилання на номери сторінок, на яких вони відображаються, що самооновлюються.
18. Об’єднайте та порівняйте документи
Word може автоматично порівнювати або об’єднувати два документи: ви знайдете інструмент у розділі Огляд | Порівняйте. Якщо ви віддаєте перевагу виконувати роботу самостійно, натисніть кнопку Переглянути | Переглянути пліч-о-пліч; це автоматично розташує ваші документи один біля одного з однаковими коефіцієнтами масштабування, щоб ви могли легко переглядати їх назад і вперед. Якщо натиснути кнопку Синхронна прокрутка, вони навіть будуть прокручуватися вгору і вниз з блокуванням, коли ви переміщуєте курсор або перетягуєте смугу прокрутки.
19. Інспектор документів
Співробітники преси та державні службовці в минулому потрапляли в гарячу воду через розповсюдження документів з конфіденційною інформацією, вбудованою в їхні метадані, або її можна відновити за допомогою опції відстеження змін у Word. Не робіть такої ж помилки: у розділі Інформація на вкладці «Файл» (або кулі в Office 2007) ви знайдете вибір параметрів у спадному меню «Підготовка до спільного доступу», які дозволяють перевірити наявність прихованої інформації (і підтвердити сумісність з іншими випусками Word).
20. Налаштуйте стрічку
Інтерфейс стрічки розроблено, щоб бути більш стабільним, ніж інтерфейс Office 2003, який можна налаштувати. Однак, якщо вибрати Файл | Параметри | Налаштуйте стрічку, ви можете додавати до неї нові функції та видаляти ті, які не хочете бачити. Ви можете додавати функції, які зазвичай не відображаються взагалі – є корисна добірка «Команди не на стрічці» – і навіть створювати власні вкладки. Якщо це занадто складно, ви можете налаштувати панель швидкого доступу, яка з’являється у верхній частині екрана, за допомогою крихітної стрілки спадного меню на правому кінці.
