Як експортувати всі листи з Outlook

Якщо вам потрібно звільнити місце у вашій поштовій скриньці Outlook, не видаляючи повідомлення, ви можете знати, як їх експортувати. На щастя, Outlook розроблено для роботи з різними сценаріями, тому ви можете експортувати електронні листи зі свого облікового запису Outlook будь-коли та будь-де.

У цій статті ви дізнаєтеся, як легко експортувати та імпортувати кілька або поодинокі електронні листи зі свого ПК за допомогою Microsoft Outlook 2013 і раніше.

Як експортувати всі листи з Outlook

Щоб експортувати електронну пошту з Outlook і зберегти її як файл .pst, виконайте такі дії:

Доступ до свого облікового запису Outlook.
Виберіть Файл > Параметри > Додатково.
У розділі «Експорт» виберіть «Експорт».
Виберіть «Експорт у файл» і натисніть «Далі».
Виберіть «Файл даних Outlook (.pst) > «Далі».
Виберіть папку верхнього рівня, яку потрібно експортувати.
- Це включатиме всі ваші записи календаря, контакти, завдання тощо.
Виберіть «Далі».
Виберіть «Огляд», щоб назвати файл, і виберіть місце збереження, а потім «ОК», щоб продовжити > «Готово».

Як експортувати всі листи з Outlook в Gmail

Щоб експортувати всі свої електронні листи з Outlook та імпортувати їх у свій обліковий запис Gmail, виконайте такі дії:

Доступ до свого облікового запису Outlook.
Виберіть «Файл», потім «Відкрити та експортувати».
Натисніть на «Імпорт/Експорт».
Виберіть «Експортувати у файл» > «Далі».
Виберіть «Файл даних Outlook (.pst)» > «Далі».
Виберіть свій обліковий запис, поставте прапорець «Включити підпапки» > «Далі».
Виберіть місце для збереження файлу > Готово, а потім закрийте Outlook.
Отримайте доступ до свого облікового запису Gmail у Outlook.
Виберіть «Файл», потім «Відкрити та експортувати».
Натисніть на «Імпорт/Експорт».
Натисніть «Імпортувати з іншої програми або файлу», потім «Далі».
Виберіть «Файл даних Outlook (.pst)», а потім «Далі».
- Виберіть експортований файл .pst, збережений на кроці 6.
Виберіть «Далі» > налаштуйте параметри імпорту > «Готово».

Як експортувати всі листи з Outlook Web App

Щоб експортувати електронну пошту з веб-версії Outlook, виконайте наведені нижче дії.

Відкрийте Outlook OWA та увійдіть у свій обліковий запис.
Виберіть «Файл» > «Імпорт та експорт».
Виберіть «Експорт у файл» > «Файл даних Outlook».
- Це перемістить ваші електронні листи до файлу PST.

Як експортувати всі листи з Outlook в Excel

Щоб експортувати всі ваші електронні листи Outlook до книги Excel, виконайте такі дії:

Доступ до свого облікового запису Outlook.
Виберіть «Файл», потім «Відкрити та експортувати».
Натисніть на «Імпорт/Експорт».
У «Майстері імпорту та експорту» виділіть «Експорт у файл» > «Далі».
У діалоговому вікні «Експорт у файл» виділіть «Значення, розділені комами» > «Далі».
У новому діалоговому вікні «Експорт у файл» виділіть папку для експорту листів і натисніть «Далі».
У третьому діалоговому вікні «Експорт у файл» виберіть «Огляд».
У діалоговому вікні перегляду вкажіть папку для збереження експортованого файлу, а потім введіть ім’я файлу > «ОК».
- Ваші електронні листи будуть експортовані як файл .CSV та збережені у вибраній папці.

Як експортувати всі листи з Outlook на Mac

Щоб експортувати всі електронні листи Outlook через Mac, виконайте такі дії:

Примітка: експорт електронних листів Outlook на Mac створить файл .OLM, який можна використовувати лише на комп’ютерах Mac.

Доступ до свого облікового запису Outlook.
Виберіть «Файл» > «Експорт».
Виберіть весь вміст, який ви хочете експортувати, контакти, нотатки, завдання тощо, а потім «Продовжити».
Введіть ім’я файлу та виберіть, де ви хочете зберегти файл, а потім «Зберегти».
- Тепер Outlook створить файл .OLM і збереже його на вашому комп’ютері.

Як експортувати кілька електронних листів з Outlook у PDF

Щоб експортувати кілька електронних листів з Outlook у файл PDF, виконайте такі дії:

Доступ до свого облікового запису Outlook.
Виберіть електронні листи, які потрібно експортувати.
Виберіть «Файл» > «Зберегти як».
У діалоговому вікні «Зберегти як» введіть назву файлу та виберіть місце для збереження PDF-файлу.
Виберіть «HTML» зі списку «Зберегти як тип», а потім «Зберегти».
Перейдіть до розташування файлу HTML.
Клацніть правою кнопкою миші файл і виберіть «Відкрити за допомогою» > «Word».
Після відкриття файлу в Word виберіть «Файл» > «Зберегти як».
У діалоговому вікні виберіть місце для збереження PDF-файлу.
У «Тип збереження» виберіть .pdf.
Потім, щоб перетворити файл Outlook PST у PDF, виберіть «Зберегти».
- Тепер ваші електронні листи будуть збережені у форматі PDF.

Додаткові поширені запитання

Як я можу зберегти всі мої електронні листи для особистої резервної копії?

Усі ваші електронні листи можна зберегти на комп’ютері для подальшого отримання, виконавши такі дії:

• Доступ до свого облікового запису Outlook.

• Виберіть «Файл», а потім «Відкрити та експортувати».

• Натисніть «Імпорт/Експорт».

• Виберіть «Експорт у файл» > «Далі».

• Виберіть «Файл даних Outlook (.pst)» > «Далі».

• Виберіть папку, яку ви бажаєте експортувати, а потім натисніть «Далі».

• Виберіть назву та місце для збереження файлу .pst, а потім виберіть «Готово».

Як перенести електронні листи з Outlook на інший комп'ютер?

Щоб перенести електронні листи зі свого облікового запису для збереження на USB-накопичувач або зовнішній жорсткий диск, виконайте такі дії:

1. Отримайте доступ до свого облікового запису Outlook.

2. Виберіть «Файл» > «Параметри» > «Додатково».

3. У розділі «Експорт» виберіть «Експорт».

4. Виберіть «Експорт у файл» «Далі».

5. Виберіть «Файл даних Outlook (.pst) > «Далі».

6. Виберіть папку верхнього рівня, яку потрібно експортувати.

– Це включатиме всі ваші записи календаря, контакти, завдання тощо.

7. Виберіть «Далі», а потім підключіть USB-накопичувач або зовнішній жорсткий диск.

8. Виберіть «Огляд», потім введіть назву файлу та виберіть зовнішній пристрій.

9. Виберіть «ОК», щоб продовжити, а потім «Готово».

З нового пристрою:

• Підключіть зовнішній пристрій і отримайте доступ до нього.

• Перейдіть до збереженого файлу .pst.

• Збережіть файл на робочому столі.

Як завантажити всі листи з сервера в Outlook?

Найпростіший спосіб отримати всі ваші електронні листи з сервера Exchange – це зробити наступне:

• Доступ до свого облікового запису Outlook.

• Відкрийте папку та прокрутіть униз.

• Якщо на сервері Exchange є більше елементів для цієї папки, ви побачите посилання «Натисніть тут, щоб переглянути більше на Microsoft Exchange».

• Виберіть посилання, і Outlook завантажить усі листи з сервера на ваш комп'ютер.

Як експортувати один лист електронної пошти окремо в Outlook?

Ми розглянемо три способи експорту однієї електронної пошти з вашого облікового запису Outlook. Перший спосіб – скопіювати та вставити:

1. Отримайте доступ до свого облікового запису Outlook.

2. Виберіть електронний лист, який потрібно експортувати, а потім натисніть «Ctrl + C», щоб скопіювати його.

– Він буде скопійований як файл MSG.

3. Відкрийте розташування або папку, куди потрібно скопіювати повідомлення, а потім натисніть «Ctrl + V», щоб вставити повідомлення.

Ви також можете зберегти його як файл TXT/HTML/HTM:

1. Отримайте доступ до свого облікового запису Outlook.

2. Виберіть «Файл» > «Зберегти як».

3. Виберіть папку, до якої потрібно зберегти лист.

4. У списку «Зберегти як тип» виберіть тип файлу.

• Електронний лист буде збережено як тема, якщо ви хочете змінити його, додайте сюди нову назву файлу.

5. Виберіть «Зберегти».

Якщо версія Outlook, яку ви використовуєте, підтримує функцію «Друк у PDF», виконайте такі дії, щоб експортувати її як PDF:

• Доступ до свого облікового запису Outlook.

• Виберіть електронну пошту для експорту, потім натисніть «Файл» > «Друк».

• Виберіть опцію «Стиль нагадування» у «Налаштуваннях».

• У розділі принтера вкажіть принтер як «Microsoft Print to PDF», а потім виберіть «Друк».

• У діалоговому вікні «Save Print Output As» виберіть місце збереження та назву файлу.

• Виберіть «Зберегти».

Як імпортувати повідомлення електронної пошти в Outlook?

Якщо ви експортували та видалили електронні листи з Outlook і хочете знову їх імпортувати, виконайте такі дії:

1. Відкрийте свій обліковий запис Outlook.

2. Виберіть «Файл», а потім «Відкрити та експортувати».

3. Виберіть «Імпорт/Експорт», щоб запустити Майстер імпорту/експорту.

4. Натисніть «Імпортувати з іншої програми чи файлу», а потім «Далі».

5. Виберіть «Файл даних Outlook (.pst)» > «Далі».

6. Виберіть раніше збережений файл .pst для імпорту.

7. У розділі «Параметри» виберіть, як ви хочете імпортувати свої дані, а потім натисніть «Далі».

• Якщо ви призначили пароль своєму .pst-файлу, введіть його зараз.

8. Виберіть «Ok», а потім виберіть поштову скриньку або папку, до якої потрібно імпортувати дані Outlook.

9. Виберіть «Готово».

Зберігайте особисту копію своїх електронних листів назавжди

Генії Outlook знають, як швидко наші поштові скриньки заповнюються, і надали нам функцію майстра імпорту/експорту, щоб обійти це. Ми можемо зберігати копії електронних листів, які ми отримували з самого початку — за бажанням — без зв’язку з командою ІТ-підтримки.

Тепер, коли ви знаєте, наскільки просто експортувати електронні листи, ми хотіли б знати, чи ви вирішили експортувати їх усі чи лише деякі? Дайте нам знати в розділі коментарів нижче.