Мабуть, одна з найкращих можливостей Smartsheet — це створення звітів про проекти. Дозволяючи менеджерам проектів працювати з даними з різних аркушів в одному поданні, можна реально заощадити час. Однак цей процес може здатися складним для тих, хто ніколи не створював звітів або тільки почав використовувати Smartsheet. Якщо ви належите до однієї з двох категорій, ви потрапили в потрібне місце.
У цьому покроковому посібнику ми розповімо вам усе, що вам потрібно знати про створення звіту в Smartsheet. Ви дізнаєтеся про різні типи звітів і як налаштувати кожен.
Як створити звіт у Smartsheet на ПК?
Кожен успішний керівник проекту повинен знати, як ефективно виконувати багатозадачність. Не відставати від поточних завдань, щотижневих продажів чи інших проектів може бути складним без своєчасних звітів про кожну з цих заходів. Звіти особливо корисні для відповідей на основні питання бізнесу, а також для керування та відстеження робочого процесу.
Ви можете редагувати, узагальнювати або сортувати всі дані у звіті. Після того як ви успішно створили його, ви можете надіслати, поділитися або опублікувати його своїм колегам або зацікавленим сторонам.
Ви можете створити два основних типи звітів у програмі для настільного браузера Smartsheet: підсумкові звіти для рядків і аркушів.
Звіти про рядки миттєво накопичують дані рядків з різних аркушів. Завдяки цим звітам ви можете отримати огляд усіх незавершених завдань, невиконаних платежів або будь-якої іншої інформації, складеної в рядки.
У звіті «Підсумок аркуша» відображається підсумкова інформація про поля на різних аркушах. Це чудовий інструмент для отримання детального огляду різних проектів.
Ви можете створювати звіти про рядки та підсумкові звіти в конструкторі звітів у програмі для настільного браузера Smartsheet. Цей процес включає в себе досить багато кроків, але для тих, хто уважно дотримується наведених нижче вказівок, вони стануть звичайним:
Рядковий звіт
Крок 1: Створення звіту про рядки
- Увійдіть у свій обліковий запис браузера Smartsheet на робочому столі.
- Перейдіть до знака «Меню» у верхньому лівому куті вікна.
- Натисніть на знак плюс, щоб увійти в Центр рішень.
- Натисніть «Створити» на бічній панелі зліва.
- Виберіть «Звітувати» із представлених параметрів.
- З’явиться вікно підказки з проханням назвати звіт і вибрати тип звіту.
- Виберіть «Рядковий звіт» і натисніть «ОК».
Тепер вам потрібно буде налаштувати звіт, щоб мати можливість ним користуватися.
Крок 2: Налаштування звіту про рядки
Використовуйте вкладки на верхній панелі інструментів, щоб налаштувати звіт рядків. Ви можете налаштувати наступне: вихідні таблиці, стовпці для відображення, критерії фільтрації, група, підсумок, сортування. Наприклад, на вкладці Критерії фільтра ви можете вибрати умови для відображення у звіті. Ви можете фільтрувати за коментарями, відділом, описом, призначеним і багато іншого.
Крок 3: Сортування результатів звіту рядків
Важливою частиною створення звіту рядків є сортування результатів за полями:
- Натисніть на розділ «Сортування» в меню панелі інструментів.
- Виберіть поле, за яким потрібно сортувати звіт.
- Виберіть «Сортувати за спаданням» або «Сортувати за зростанням», щоб відсортувати результати.
Якщо ви хочете додати більше критеріїв сортування, натисніть опцію «Сортувати за іншим стовпцем». Результати звіту можна сортувати не більше ніж за трьома полями.
Як створити звіт у програмі Smartsheet iPhone?
Додаток Smartsheet для iPhone дає змогу переглядати та редагувати інформацію у всіх доступних аркушах і звітах. Це може стати справжньою порятунком, коли ви залишаєтеся без комп’ютера, і ви отримуєте імпровізовану конфігурацію даних, яку потрібно виконати негайно.
Однак мобільний додаток Smartsheet не дозволяє користувачам створювати нові звіти. Як рекомендовано на їхньому веб-сайті, найкраще використовувати програму з попередньо налаштованими звітами або таблицями. Ви повинні використовувати версію для настільних комп’ютерів, щоб налаштувати звіт або автоматизувати створення, застосувати формули та інші адміністративні зміни. Ви можете вносити зміни до стовпців на телефоні, якщо ви адміністратор або власник аркуша.
Як створити звіт у програмі Smartsheet для Android?
Доступ до звітів Smartsheet на пристрої Android може бути напрочуд зручним, особливо коли комп’ютер недоступний. На жаль, програма Smartsheet для Android все ще не підтримує створення нових звітів.
Ви можете будь-коли отримати доступ до всіх звітів у своїй робочій області за допомогою пристрою Android. Ви також можете редагувати стовпці, якщо ви є власником або адміністратором звіту. Створення нових звітів, таблиць або роботу з будь-якими адміністративними змінами найкраще виконувати у настільній версії Smartsheet.
Як створити підсумковий звіт у Smartsheet?
Створення підсумкового звіту дозволяє командам накопичувати певні підсумкові поля з різних аркушів в одному місці. Це дозволяє кожному помітити важливу інформацію та дані в представленні на рівні портфоліо. Потім ви можете легко об’єднати дані в групи, узагальнити інформацію за допомогою функцій і багато іншого.
Ось що вам слід знати перед створенням підсумкового звіту в Smartsheet:
- Поля підсумку на всіх аркушах, які ви плануєте включити, повинні мати послідовні імена. Програма виключає інформацію для конкретного підсумку, якщо є навіть найменші відмінності в інтервалах або написанні.
- Використовуйте однакові типи полів для всіх підсумків, які накопичують однакові дані. Ви хочете, щоб усі стовпці мали формат валюти, наприклад, якщо ви збираєте інформацію про гроші. Це допоможе уникнути повторюваних стовпців звіту. Якби деякі поля були просто числами, а інші були валютами, у вас вийшло б два стовпці – по одному для кожного типу поля.
Ось як створити підсумковий звіт у Smartsheet:
- Запустіть програму Smartsheet у веб-переглядачі комп’ютера.
- Перейдіть до рядка меню у верхньому правому куті. Це меню з трьома горизонтальними лініями.
- Виберіть «Центр рішень», показаний як знак «плюс».
- Натисніть на кнопку «Повідомити».
- Ви побачите запит із запитом назвати звіт і вибрати тип звіту.
- Виберіть параметр «Зведений звіт для аркушів».
- Натисніть «ОК».
- (Необов’язково, можна зробити пізніше) У розділі «Вихідні аркуші» виберіть вихідні аркуші, чиї поля підсумку аркуша ви хочете включити.
- (Необов’язково, можна зробити пізніше) У розділі «Поля для відображення» вкажіть стовпці для відображення. Це підсумкові поля, які ви хочете додати.
Ви можете додати підсумковий звіт аркуша безпосередньо на інформаційну панель за допомогою віджета звіту. Ви також можете візуалізувати дані звіту у вигляді діаграм або графіків і полегшити доступ до інформації вашим колегам.
Щоб створити портфоліо з усіма включеними даними, вам потрібно визначити, яку інформацію витягувати в підсумковий звіт. Ви можете зробити це, перейшовши через налаштування панелі інструментів:
- Вихідні аркуші: вкажіть, який аркуш і підсумок аркуша включити у звіт.
- Стовпці для відображення: виберіть поле підсумку, яке потрібно включити у звіт.
- Критерії фільтрації: встановіть параметри для інформації, яка відображається у звіті.
- Групувати: упорядковуйте рядки, групуючи подібні дані в логічні класифікації.
- Підсумок: витягніть інформацію про основну звіту.
- Сортувати: виберіть спосіб сортування підсумкових даних звіту.
Щоб застосувати всі ці зміни, натисніть «Зберегти» у верхньому правому куті вікна програми. Тоді ви зможете побачити всю інформацію, яка відповідає вибраним вище критеріям.
Як створити звіт про стан у Smartsheet?
Звіти про стан допомагають узагальнити загальний прогрес проекту, а їх головна мета – інформувати всіх про поточні зміни та потенційні ризики чи перешкоди. На щастя, у Smartsheet є безліч безкоштовних шаблонів, які можна використовувати для створення детального звіту про стан. Ви можете знайти їх на цій сторінці.
Ви також можете створити власний звіт про статус і лише переглядати шаблони для натхнення. Ось деякі з основних розділів, які ви повинні включити у свій звіт про статус:
- Назва проекту. Тут ви пишете назву проекту. Назва має бути достатньо зрозумілою для всіх зацікавлених сторін, які можуть ознайомитися зі звітом про стан.
- Менеджер проекту. Ім'я відповідальної за проект.
- Період проекту. Період часу, який охоплює проект.
- Дата завершення. Тут потрібно написати термін виконання проекту. Якщо немає точного терміну, ви можете написати приблизний.
- Бюджет. Який статус бюджету вашого проекту? Тут ви вказуєте, чи потрапив він у ціль чи ні.
- Розклад. Тут ви запишіть стан розкладу вашого проекту. Чи є якісь блокпости, чи поки все в порядку?
- Якість. Тут ви можете вказати, чи є проект успішним, чи схильний до ризику.
- Область застосування. Запишіть обсяг проекту та запишіть, чи був початковий проект занадто великим чи малим.
- Ризики. Напишіть про всі ризики, з якими зіткнувся ваш проект. Який їх статус зараз?
- Блокпости. Згадайте будь-які інші перешкоди, які можуть заважати вашому проекту.
Цих розділів буде більш ніж достатньо, щоб створити чіткий звіт, який відстежує всі етапи успіху проекту.
Створення звіту в Smartsheet
Створення звітів для відстеження прогресу проекту є важливим для забезпечення детального, компактного та економного робочого процесу. Об’єднавши дані з кількох аркушів в одне представлення портфоліо, ви можете легко ділитися ключовою інформацією із зацікавленими сторонами. За допомогою Smartsheet ви можете зробити саме це. Сподіваємося, прочитавши наш посібник, ви зможете самостійно створювати звіти в Smartsheet.
Який тип звіту ви вважаєте особливо корисним для управління проектами? Поділіться своїми думками та досвідом у розділі коментарів нижче.
